Abrir o primeiro CNPJ: as decisões que vêm antes do cadastro

Se essa é a sua pri­mei­ra em­pre­sa, é nor­mal sen­tir que o pro­ces­so é uma cai­xa pre­ta. Você ouve "CNPJ", "Jun­ta Co­mer­ci­al", "ins­cri­ção mu­ni­ci­pal" e tudo soa igual. Vou or­ga­ni­zar isso numa or­dem que faz sen­ti­do, do jei­to que eu ex­pli­ca­ria pra al­guém sen­ta­do na mi­nha fren­te.

An­tes de qual­quer for­mu­lá­rio, duas per­gun­tas. Que ne­gó­cio é esse e quem vai es­tar nele com você. Soa bá­si­co, mas é o que de­fi­ne todo o res­to: o for­ma­to ju­rí­di­co, o re­gi­me tri­bu­tá­rio que a em­pre­sa po­de­rá ado­tar e as obri­ga­ções que pas­sam a cor­rer des­de o pri­mei­ro dia de exis­tên­cia do CNPJ.

As de­ci­sões que de­fi­nem como a em­pre­sa nas­ce

Abrir em­pre­sa não é pre­en­cher um ca­das­tro: é uma se­quên­cia de de­ci­sões en­ca­de­a­das, em que cada es­co­lha fe­cha e abre por­tas na se­guin­te. São es­tas:

O for­ma­to ju­rí­di­co — MEI, em­pre­sá­rio in­di­vi­du­al, so­ci­e­da­de li­mi­ta­da. Essa es­co­lha de­fi­ne quem res­pon­de com o pró­prio pa­tri­mô­nio, qual teto de fa­tu­ra­men­to se apli­ca e quais obri­ga­ções men­sais nas­cem jun­to com o CNPJ. Mu­dar de for­ma­to de­pois é pos­sí­vel, mas não é ajus­te de ca­das­tro: exi­ge novo trâ­mi­te de re­gis­tro e cos­tu­ma ar­ras­tar con­se­quên­cia no re­gi­me tri­bu­tá­rio.

A ati­vi­da­de e o CNAE. O que a em­pre­sa faz vira um có­di­go ofi­ci­al, e é ele que puxa todo o res­to: se o Sim­ples Na­ci­o­nal é per­mi­ti­do, em qual ane­xo a ati­vi­da­de cai, se há exi­gên­cia de ins­cri­ção es­ta­du­al, se cabe ou não o en­qua­dra­men­to como MEI. CNAE es­co­lhi­do por apro­xi­ma­ção é o que faz a em­pre­sa des­co­brir tar­de que está no re­gi­me er­ra­do, ou que pre­ci­sa de li­cen­ça que nin­guém pe­diu na aber­tu­ra.

O re­gis­tro na Jun­ta Co­mer­ci­al, que é onde a em­pre­sa pas­sa a exis­tir ju­ri­di­ca­men­te. O MEI tem for­ma­li­za­ção pró­pria e mais cur­ta, e é daí que vem a im­pres­são de que abrir em­pre­sa é sem­pre rá­pi­do. Nas de­mais for­mas, o re­gis­tro de­pen­de de nome em­pre­sa­ri­al dis­po­ní­vel e de con­tra­to so­ci­al bem re­di­gi­do: ob­je­to so­ci­al mal es­cri­to ou só­cio im­pe­di­do vol­ta em exi­gên­cia e atra­sa tudo o que vem de­pois — in­clu­si­ve o CNPJ e as ins­cri­ções.

A ins­cri­ção no CNPJ, pe­ran­te a Re­cei­ta Fe­de­ral. É ela que dá exis­tên­cia fis­cal à em­pre­sa e mar­ca o mo­men­to a par­tir do qual as obri­ga­ções aces­só­ri­as pas­sam a cor­rer — mes­mo que não en­tre um cen­ta­vo de fa­tu­ra­men­to. CNPJ aber­to e es­que­ci­do vira omis­são de de­cla­ra­ção, e omis­são con­ti­nu­a­da leva o ca­das­tro à con­di­ção de inap­to, o que tra­va cer­ti­dão, ban­co e con­tra­to.

As ins­cri­ções es­ta­du­al e mu­ni­ci­pal, que de­pen­dem da ati­vi­da­de: co­mér­cio e in­dús­tria nor­mal­men­te exi­gem a es­ta­du­al; pres­ta­ção de ser­vi­ço mexe com a mu­ni­ci­pal e com o ISS. Não é for­ma­li­da­de — é a ins­cri­ção que ha­bi­li­ta a em­pre­sa a emi­tir o do­cu­men­to fis­cal da pró­pria ati­vi­da­de, seja NFS-e, seja nota de mer­ca­do­ria. Sem ela, a em­pre­sa exis­te e não con­se­gue fa­tu­rar de for­ma re­gu­lar.

O al­va­rá e as li­cen­ças, em que en­tram o mu­ni­cí­pio e, con­for­me o ramo, vi­gi­lân­cia sa­ni­tá­ria, cor­po de bom­bei­ros e ór­gão am­bi­en­tal. Aqui o que de­ci­de é a com­bi­na­ção en­tre ati­vi­da­de e en­de­re­ço: o mes­mo ne­gó­cio é li­be­ra­do numa zona e bar­ra­do nou­tra. Ope­rar sem a li­cen­ça exi­gi­da ex­põe a em­pre­sa a mul­ta e a in­ter­di­ção, e em al­guns ra­mos im­pe­de con­tra­tar com o po­der pú­bli­co.

Re­pa­re que eu não co­lo­quei pra­zo em ne­nhu­ma eta­pa. É de pro­pó­si­to. Cada ci­da­de tem seu rit­mo, cada ati­vi­da­de tem sua exi­gên­cia. Em São José do Rio Pre­to o trâ­mi­te tem suas par­ti­cu­la­ri­da­des, e com­pa­rar com o que um ami­go vi­veu em ou­tra ci­da­de cos­tu­ma con­fun­dir mais do que aju­dar.

Os do­cu­men­tos que você vai jun­tar

Em li­nhas ge­rais, do­cu­men­to de iden­ti­da­de e CPF dos só­ci­os, com­pro­van­te de en­de­re­ço, o en­de­re­ço onde a em­pre­sa vai fun­ci­o­nar (com aten­ção às re­gras de uso do imó­vel, por­que nem todo pon­to ser­ve pra toda ati­vi­da­de) e, quan­do há só­ci­os, o con­tra­to so­ci­al.

Um lem­bre­te pra quem vai usar a pró­pria casa: al­guns mu­ni­cí­pi­os per­mi­tem, ou­tros não, e de­pen­de mui­to da ati­vi­da­de. Con­fi­ra an­tes de as­su­mir que pode.

Logo de­pois de o CNPJ sair

A em­pre­sa exis­tir no pa­pel é o co­me­ço, não o fim. A par­tir daí sur­gem obri­ga­ções men­sais e anu­ais que va­ri­am con­for­me o re­gi­me es­co­lhi­do. Abrir uma con­ta ban­cá­ria pes­soa ju­rí­di­ca, or­ga­ni­zar as no­tas, man­ter o con­tro­le do que en­tra e sai. Quem dei­xa isso pra de­pois cos­tu­ma se ar­re­pen­der.

E tem a es­co­lha do re­gi­me tri­bu­tá­rio — Sim­ples Na­ci­o­nal, Lu­cro Pre­su­mi­do, Lu­cro Real —, que não é de­ta­lhe bu­ro­crá­ti­co. O que de­ci­de não é só o ta­ma­nho da em­pre­sa: en­tram a ati­vi­da­de e o ane­xo em que ela se en­qua­dra, o peso da fo­lha de pa­ga­men­to di­an­te do fa­tu­ra­men­to (o cha­ma­do Fa­tor R, nos ser­vi­ços) e o per­fil dos cli­en­tes, se com­pram como con­su­mi­dor fi­nal ou como em­pre­sa que apro­vei­ta cré­di­to. Fora da ja­ne­la da aber­tu­ra, a op­ção só se re­faz no iní­cio do ano-ca­len­dá­rio e vale para o exer­cí­cio in­tei­ro — er­rar aqui cus­ta doze me­ses.

Cada caso tem suas do­bras, e o que vale para um pode não va­ler para o seu: ati­vi­da­de, nú­me­ro de só­ci­os, en­de­re­ço e ex­pec­ta­ti­va de fa­tu­ra­men­to mu­dam a res­pos­ta em cada uma das de­ci­sões aci­ma. Vale sen­tar e ma­pe­ar es­sas va­ri­á­veis an­tes de dar en­tra­da em qual­quer re­gis­tro — é essa con­ver­sa ini­ci­al que or­ga­ni­za a or­dem das de­ci­sões e mos­tra o que cada ca­mi­nho cus­ta de­pois. A equi­pe da For­tes Con­tro­la­do­ria fica em São José do Rio Pre­to. Nada dis­so se re­sol­ve no chu­te: cada em­pre­sa tem um en­qua­dra­men­to, uma ati­vi­da­de e nú­me­ros pró­pri­os, e é isso que muda a res­pos­ta. Vale pro­cu­rar um pro­fis­si­o­nal que acom­pa­nhe o seu caso de per­to an­tes de de­ci­dir. Es­ta­mos no (17) 3203-2536 e no What­sApp.