Saí do MEI, e agora qual regime escolher
A saída do MEI quase sempre chega de um jeito meio atropelado. Ou o faturamento estourou o limite, ou entrou um sócio, ou apareceu uma atividade que não cabia mais ali. De repente o empreendedor que tinha uma guia fixa todo mês cai num mundo de siglas: Simples, Lucro Presumido, Lucro Real, anexos, alíquotas. Bate um certo desespero, e é natural.
Vou tentar organizar isso de um jeito que faça sentido.
Primeiro, o susto é menor do que parece
Sair do MEI não significa virar uma multinacional cheia de obrigações da noite para o dia. A maioria das empresas que deixam o MEI cai em um enquadramento de microempresa ou empresa de pequeno porte, e boa parte segue no Simples Nacional, só que agora numa versão um pouco mais robusta de controle. Continua tendo recolhimento unificado, mas a alíquota passa a variar conforme faturamento e atividade.
Então o Simples é o destino mais comum. Mas comum não quer dizer automático.
O que de fato pesa na escolha
Três coisas mandam mais que o resto. A atividade da empresa, porque é ela que define em qual anexo do Simples você entra e quanto isso custa. O quanto você gasta com folha de pagamento, porque em alguns anexos existe uma relação entre folha e alíquota que pode favorecer ou penalizar. E a margem de lucro, que é o ponto que mais muda a comparação entre Simples e Lucro Presumido.
Quem presta serviço e tem margem alta, por exemplo, às vezes encontra no Lucro Presumido uma conta parecida ou até melhor que no Simples, dependendo do anexo em que cairia. Não é regra, é uma possibilidade que só aparece quando você senta e calcula.
O erro mais comum nessa transição
É escolher pelo "todo mundo usa o Simples" e nunca mais revisar. A empresa que saiu do MEI tende a crescer, e o regime que era ótimo no primeiro ano pode ficar ruim no terceiro, quando o faturamento subiu e a alíquota efetiva acompanhou. A escolha de regime não é uma decisão única, é algo para revisar de tempos em tempos, normalmente no começo de cada ano.
Outro tropeço frequente é esquecer das obrigações novas. Mesmo no Simples ampliado, surgem declarações e controles que o MEI não tinha. Ter um acompanhamento contábil desde o início evita multa boba e dor de cabeça depois.
A transição é uma boa hora para parar e olhar o negócio com calma, em vez de só apagar o incêndio do limite estourado. Os números do seu caso é que vão apontar o caminho, e isso muda de empresa para empresa.